« On renégocie tous les ans avec nos fournisseurs. » J’entends cette phrase dans la plupart des entreprises où je commence une mission de contrôle de gestion. Elle est d’ailleurs souvent vraie. Les principaux fournisseurs sont contactés, les tarifs discutés et une remise est même souvent obtenue. Pourtant, le problème se situe ailleurs.
Le prix se renégocie, la base reste
En effet, une renégociation annuelle porte presque toujours sur le prix unitaire. On discute le taux horaire, la prime, le tarif au mètre carré… En revanche, on touche rarement sur ce à quoi ce prix s’applique. Or c’est cette base de calcul qui dérive avec le temps. Il s’agit par exemple du besoin réel, du nombre de sites couverts, des surfaces, de l’effectif, du chiffre d’affaires déclaré ou des volumes engagés.
La renégociation annuelle a une autre limite : elle concerne les fournisseurs que l’on voit. Les plus gros, ceux qui ont un interlocuteur attitré et un rendez-vous dans l’année. Les contrats de taille moyenne, eux, passent à côté de l’exercice.
Un stock de contrats accumulé depuis la création
Les engagements d’une entreprise ne datent pas de l’an dernier. Ils s’accumulent depuis sa création, au fil des déménagements, des recrutements, des nouveaux sites, des changements de DAF. À chaque fois, quelqu’un a signé pour une raison valable à ce moment-là.
Demander au service financier de revoir chaque année l’intégralité de ce stock n’est donc pas réaliste. Son travail consiste à payer à bonne date des factures conformes, à tenir la trésorerie, à clôturer les comptes. Il tient aussi la trésorerie et clôture les comptes. Il vérifie ainsi qu’une facture correspond au contrat. Cependant, savoir si le contrat correspond encore à l’entreprise relève d’une autre question.
L’assurance, un cas fréquent
Un contrat d’assurance repose sur une déclaration faite à la souscription. Elle décrit une activité, des locaux, un effectif, un chiffre d’affaires, parfois un parc de véhicules ou de machines. Dans une entreprise que j’accompagnais, l’assurance datait de plusieurs années. Entre-temps, la situation avait profondément changé. Pourtant, personne n’avait réexaminé le contrat au regard de ces changements.
Lorsque le risque diminue en cours de contrat, l’assuré a droit à une baisse de prime et peut résilier si l’assureur la refuse. Encore faut-il avoir identifié cette diminution et l’avoir signalée. À l’inverse, une aggravation du risque non déclarée peut conduire à une indemnité réduite le jour d’un sinistre.
Plusieurs sites, plusieurs bases de facturation
Je rencontre aussi souvent une deuxième situation. L’entreprise achète la même prestation pour plusieurs sites, mais le fournisseur ne la facture pas sur les mêmes bases. Chaque site a en effet négocié à son époque, avec son propre responsable. Pris un par un, les contrats paraissent cohérents. Posés côte à côte, ils montrent pourtant des écarts. Le tarif unitaire varie d’un site à l’autre, et certaines options n’apparaissent que sur un seul.
Aligner tous les sites sur la meilleure base obtenue n’est pas toujours possible, les besoins ne sont pas forcément les mêmes. Mais la comparaison fournit un argument de négociation solide, puisqu’il s’appuie sur les propres contrats du fournisseur.
Viser l’essentiel plutôt que tout revoir
Une revue de contrats est un travail de fourmi. Il faut d’abord retrouver chaque document et relire les conditions particulières. Ensuite, il faut reconstituer les bases de calcul et les comparer à la réalité actuelle. Tout traiter avec le même niveau de détail n’a donc pas de sens. En général, le potentiel se concentre sur quelques contrats. L’enjeu consiste alors à les repérer vite.
En pratique, je cherche sur quelle base le prix est calculé et si cette base correspond encore à l’entreprise d’aujourd’hui. Les contrats indexés sur une situation passée, qu’il s’agisse d’effectif, de surfaces, de nombre de sites ou de chiffre d’affaires, passent en priorité, avec leur date d’échéance et leur préavis.
Le regard extérieur sert surtout à trier. Quand on a mené ces revues dans d’autres entreprises, on sait où les écarts se logent habituellement et on écarte vite ce qui ne mérite pas qu’on s’y attarde.
La préparation du budget, à l’automne, est un bon moment pour s’y mettre. Les charges contractuelles y sont souvent reconduites telles quelles, faute de temps pour rouvrir les contrats un par un.
Chez Maptic Solutions, nous menons ce type de revue avec les dirigeants qui veulent savoir sur quelles bases ils paient réellement leurs principaux contrats.
