Dans les PME de la dermato-cosmétique, de la pharma ou des biotechnologies, les études confiées à des laboratoires et à des CRO engagent plusieurs services à la fois. Le marketing, le réglementaire, la R&D et la finance en détiennent chacun une partie. Traitées en concertation avant leur lancement, ces dépenses deviennent un poste piloté.
Une PME qui développe des actifs cosmétiques ou des candidats thérapeutiques confie une partie de ses travaux à l’extérieur. Elle commande des études d’efficacité, de tolérance ou de sécurité à des laboratoires spécialisés. Elle s’adresse aussi à des CRO, c’est-à-dire des organismes de recherche sous contrat. Ces achats se décident au fil des projets, souvent au rythme d’un calendrier de lancement. Pourtant, une même étude mobilise au moins quatre fonctions, chacune avec sa propre information.
Quatre services interviennent sur une même étude
Le marketing ou la direction commerciale fixe la promesse faite au client. Pour un produit cosmétique, cette promesse a une conséquence directe. Le libellé de l’allégation doit en effet concorder avec les documents qui attestent l’effet allégué dans le dossier d’information sur le produit (Règl. (UE) 655/2013 art. 2 ; Règl. (CE) 1223/2009 art. 11). Le réglementaire vérifie donc la nature et le niveau de preuve nécessaires. Ensuite, la R&D rédige le cahier des charges, choisit le prestataire et suit l’étude. Enfin, la finance enregistre les factures et intègre les décaissements au prévisionnel de trésorerie.
Dans les biotechnologies, l’élément déclencheur change. Le développement du produit et les exigences des partenaires fixent alors une grande partie des études. Le schéma reste le même : plusieurs services décident d’une dépense, mais toutes les dépenses figurent rarement dans un seul budget.
Chaque service voit une partie du coût
Le devis du laboratoire constitue la partie visible, suivie par la R&D et la finance. D’abord, l’entreprise fournit parfois des échantillons, des lots de produit dédiés ou du matériel. Ensuite, le temps interne de rédaction, de suivi et de relecture n’apparaît dans aucun compte de charges externes. Par ailleurs, une étude reprise après un protocole mal calé génère une seconde facture pour le même résultat attendu. Le décalage de lancement reporte aussi le chiffre d’affaires prévu, ce que seule la direction commerciale mesure.
La comptabilité ajoute sa propre dispersion. Le plan comptable général prévoit plusieurs comptes pour ces factures. Le compte 604 reçoit les achats d’études et prestations de services liés à la production, le compte 611 la sous-traitance générale, et le compte 617 les études et recherches (PCG, liste des comptes, classe 6). Ainsi, deux études comparables peuvent figurer dans deux comptes différents, selon la prestation et les habitudes de saisie.
À noter : suivre ce poste ne suppose pas de modifier l’imputation comptable. Un code analytique par projet ou par type d’étude permet d’en connaître le total, quel que soit le compte utilisé.
La concertation intervient avant l’engagement de l’étude
Une fois la facture émise, l’échange entre services porte surtout sur l’explication de l’écart. À l’inverse, une concertation tenue avant la commande permet de trancher plusieurs points. Le marketing confirme l’allégation visée, et le réglementaire indique si des données déjà acquises suffisent à l’étayer. La R&D propose ensuite le protocole, le prestataire et le calendrier. De son côté, la finance positionne le décaissement dans le prévisionnel. Elle compare aussi le coût aux autres études du même projet.
Le contrat d’étude fait partie de cet échange. En pratique, je le relis avec la R&D et la finance ensemble, car deux clauses intéressent les deux services. La première fixe à qui appartiennent les données brutes et les rapports. Elle précise aussi si l’entreprise peut les réutiliser pour un autre produit. La seconde désigne qui supporte le coût d’une étude à reprendre. La réponse dépend de l’origine de l’échec : protocole, prestataire ou produit fourni.
Le budget fixe le cadre, la revue d’étude fixe la décision
Aucun texte n’impose cette organisation, qui relève d’un choix de gestion. Elle repose généralement sur deux moments. Le budget annuel attribue une enveloppe d’études par projet, discutée entre les quatre services. Ensuite, chaque commande au-delà d’un montant fixé par l’entreprise passe par une revue courte, avec les mêmes interlocuteurs. Le seuil et le format dépendent de la taille de l’entreprise et du nombre d’études lancées dans l’année.
La préparation du budget 2027 offre un moment propice pour ouvrir cette concertation. Le premier document à sortir est le grand livre des comptes 604, 611 et 617 de l’exercice écoulé, trié par fournisseur. Partagé en réunion budgétaire, il permet à chaque service de rattacher les études aux projets qui les ont motivées.
Chez Maptic Solutions, nous menons ce travail de lecture des dépenses externes avec les dirigeants de PME innovantes qui veulent piloter toutes leurs activités avec la même précision que leur activité commerciale.
