Automatiser l’administratif pour transformer l’entreprise et reconquérir son marché
Cette entreprise d’ingénierie mécanique ne manquait ni de talent ni de savoir-faire.
Ce qui lui manquait, c’était… du temps.
Son équipe, fidèle et compétente, était absorbée par des tâches administratives répétitives : réponses d’appels d’offres reinventées chaque semaine, reporting QHSE composé à la main, gestion RH éclatée, indicateurs sociaux jamais à jour.
Dans un marché où les clients pharmaceutiques exigeaient rigueur, transparence et organisation impeccable, cette faiblesse administrative devenait un handicap stratégique.
Maptic est intervenu en mode délégué, avec un mandat clair :
réorganiser, automatiser, et structurer l’ensemble des processus administratifs critiques.
Action engagée
- Diagnostic global des flux administratifs et RH
Analyse fine des process : recrutement, formation, habilitations, entretiens, QHSE, appels d’offres.
Cette cartographie a révélé une dizaine de points de rupture majeurs. - Création d’un système administratif entièrement automatisé
Maptic a conçu et déployé :
- un workflow RH complet (recrutement → intégration → formation → suivi)
- un système QHSE automatisé (contrôles, incidents, actions correctives)
- un générateur d’offres commerciales automatisé (données, preuves, indicateurs)
- des tableaux de bord consolidés accessibles à la direction
- Mise en place d’un comité de transformation interne
Maptic a animé les ateliers, défini les rôles, formé les équipes, rédigé les procédures — le client n’avait qu’à suivre la dynamique. - Communication interne et externe automatisée
Création de modèles : notes internes, bilans trimestriels, communications RH, dossiers de réponse aux appels d’offres.
Résultats obtenus
La mission de transformation globale a généré des impacts significatifs sur tous les axes stratégiques :
- 15 % de réduction des coûts de production, grâce à la rationalisation administrative
- +20 % de taux de transformation commerciale, grâce aux dossiers impeccables et automatisés
- –20 % d’énergie consommée, grâce au suivi automatique implanté
- +30 % de satisfaction collaborateurs, grâce à la réorganisation RH
- +40 % de candidatures spontanées, portée par une communication RH automatisée
L’entreprise a retrouvé un avantage concurrentiel durable — non seulement par ses produits, mais par sa capacité administrative désormais irréprochable.
